Ovviamente il titolo è una provocazione e per chi non lo sapesse PA sta per Personal Assistant.
Vediamo meglio cosa intendo dire. Uno dei ruoli chiave di ogni PA che si rispetti è quello di ricordare le cose al suo capo. Le cose da ricordare potrebbero essere telefonate importanti, magari dovrà ricordargli di fare il regalo per l’anniversario di nozze… ma soprattutto i reminder servono per dare la possibilità al capo di fare il follow-up sulle attività aperte.
Ovviamente possiamo decidere di assumere una PA per assegnarle diversi ruoli, ma oggi ci concentreremo solo sui reminder e vediamo come può fare un Exponential Sales a far da se con un budget risicato o nullo.
Situazione tipo; un KAM che ogni giorno scrive centinaia di e-mail a clienti che dovrà risentire per chiedere un feedback sull’offerta e che contemporaneamente ne scrive altrettante a colleghi a cui dovrà chiedere di far qualcosa per soddisfare le esigenze dei clienti. Come fare per ricordarsi tutto? Scriviamo un memo in agenda per ogni e-mail? Noooooo, impossibile da gestire e allora?
Ho scoperto per caso che ci sono dei software nati proprio per fare questo lavoro. Alcuni di questi funzionano solo in ambiente Gmail, altri invece sono un po’ più trasversali. Ne ho selezionato uno per voi!
La mia scelta è ricaduta su FollowUpThen. Funziona in maniera semplicissima. Quando scrivi un’e-mail aggiungi l’indirizzo con l’alias di quando vuoi ti venga ricordato l’oggetto della mail. Per esempio, vuoi un reminder tra 6 giorni; aggiungi 6days@followupthen.com e tra 6 giorni riceverai un’e-mail dal FollowUpThen che ti ricorderà il task aperto. Vuoi il reminder tra 5 settimane? Aggiungi 5weeks@followupthen.com. Il prodotto è di base free e ovviamente ha anche una versione premium con la quale puoi tenere monitorata le risposte, ovvero, se tu scrivi ad un collega un’e-mail in cui chiedi un feedback e vuoi una risposta in non più di 3 giorni, puoi impostare FollowUpThen in modo tale che in assenza di feedback, farà partire automaticamente un’e-mail verso il collega con la quale gli ricorderà di risponderti.
A voi sembra poco? A me sembra banalmente eccezionale!